• Virksomhedsportaler
   Gode råd til kommunikatørerne.
   >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

• Se dem i øjnene
   Bring portrætter på websites.

• Emotional usability
   Definition, målbarhed, design.

• Lugter websitet af fastfood?
   Når sproget minder om frokostpizza.

• Corporate image management
   Koncepter og litteratur-overblik.

• Organisationsdiagrammer
   Hører de hjemme på websites?

• De hurtige...
   Samlede tips fra forsiden.

Skal I have en virksomhedsportal i jeres organisation? Er du en af de kommunikationsfolk, der er involveret i implementeringen af portalen? Første gang? Fint, her er et par gode råd:

• Hvad mener du med virksomhedsportal?
• God planlægning: God portal
   • Kommunikations- eller IT-projekt?
   • Taksonomi
   • Brugerrettigheder
   • Kvaliteten af eksterne udviklere
   • Evangelisme og fordelsorientering
   • Udrulningen

Hvad mener du med virksomhedsportal?
Ja, først skal vi lige tage det med virksomhed med et gran salt. Der ligger ikke noget specielt profitorienteret i det; en portal kan selvfølgelig sagtens indføres i en offentlig eller non-profit-organisation.

Men jeg bruger ordet virksomhedsportal for at signalere, at vi her beskæftiger os med portaler primært til professionel (arbejds-) brug. Altså i modsætning til den lige så gængse, rekreativt ladede, betydning af ordet portal: Webstedet, hvor du kan finde alt om et emne (pileflet, fodbold, ...), sende kulørte e-postkort eller tjekke din hotmail.

Forenklet sagt handler en virksomhedsportal om at kunne:

• Dele dokumenter og resurser på tværs af organisationen
• Søge efter information på tværs af organisationen

Den store fordel ligger i, at man kan samle adgangen til al information fra alle dele af organisationen på et sted.
På den måde kan alle i organisationen i teorien finde al den information, de behøver for at kunne udføre deres arbejde, uanset hvilken afdeling, der har produceret informationen, uanset hvor de nødvendige data rent faktisk ligger osv.
Den slags rummer naturligvis potentiale for både øget produktivitet, højere kvalitet samt besparelser. Ordet videndeling ligger også langt fremme på tungen, men videndeling handler nu i lige så høj grad om virksomhedskultur som om virksomhedsportaler.

To ting er særligt vigtige for, at en virksomhedsportal fungerer i et komplekst og dynamisk miljø, hvor information hele tiden bliver tilføjet, opdateret eller (dog væsentligt sjældnere) slettet, og det er:

• Søgefaciliteter
• Workflow management

For at gøre det muligt at finde rundt i store mængder af information, der ofte er spredt ud over mange datalagre, rummer så godt som alle virksomhedsportaler nogle virkeligt avancerede søgefaciliteter. Søgefaciliteter handler sjovt nok ikke bare om at kunne finde noget; de handler også om at gøre det muligt at kunne finde noget. Derfor byder de også på metoder til at lave de keywords og dokumentbeskrivelser, der gør søgning mulig.

Virksomhedsportaler har som oftest også avancerede procedurer til dokumenthåndtering, herunder versionering og kontrollerede publicerings- og godkendelsesprocesser.
Samlet kaldes sådan nogle ting ofte for workflow management. Workflow management sikrer, at den information, I deler, er komplet, up-to-date og, om nødvendigt, godkendt. Enkelt og workflow manage-nemt...
Uden workflow management kunne helvede snildt bryde løs, hvis mange kolleger arbejdede på det samme dokument samtidigt. Eller budgetter kunne blive offentliggjort inden chefen havde godkendt dem. Det undgår vi med workflow management.

I modsætning til gængs opfattelse er en virksomhedsportal sjældent bare et stort website.

De fleste virksomhedsportaler er i bund og grund avancerede dokumenthåndteringssystemer. Mange af dem har web-brugergrænseflader, der på praktisk vis giver adgang til alle informationerne. Men de dokumenter, I håndterer, vil typisk stadig være Word-dokumenter, regneark eller andre klassiske dokumenttyper. Derfor vil I faktisk også stadig lave langt det meste af jeres arbejde i Word, Excel eller hvad programmerne nu hedder, selvom I måske opretter jeres dokumenter, gemmer dem, søger efter dem, godkender dem osv. gennem jeres virksomhedsportals web-brugergrænseflade.

Ofte er web-brugergrænsefladen blot en af mange adgange til virksomhedsportalen. Nogle portalinstallationer giver adgang til portalindhold både gennem web-browsere, Windows Explorer og direkte fra programmer som f.eks. Word.

Men selvfølgelig ligger der også andre store, og meget synlige, fordele i portalens web-brugergrænseflade.
I kan f.eks. nemt føje masser af merværdi til folks arbejdssituationer ved at integrere diskussionsfora, nyhedsservices, personaliserede sider, booking af rejser og møderum, kantinemenuer, biblioteksbestillinger osv. i web-brugergrænsefladen.
Det siger blot noget om mulighederne i en virksomhedsportal.

God planlægning: God portal
Der findes nogle rigtigt gode virksomhedsportal-løsninger. Hvilken løsning man bør vælge, afhænger af behov, smag, erfaringer, foretrukne leverandører, organisations-størrelse, pengepung og meget andet.

Men kvaliteten af jeres virksomhedsportal-implementation vil bestemt også afhænge af andre ting:

• Kommunikations- eller IT-projekt?
  Man hører fra tid til anden om organisationer, hvor IT-afdelinger forhandler aftaler om virksomhedsportaler på plads, nærmest inden der kommer kommunikationsfolk ind i billedet.
  Lad det ikke ske i din organisation.
  
  At indføre en virksomhedsportal kræver nogle temmeligt tunge investeringer. Og da fordelene ved en portal umiddelbart virker åbenlyse for alle, kan de tunge beslutninger om portalen nemt havne på den budget-tunge, og dermed også beslutnings-tunge, IT-chefs bord.
  
  Et lille stykke hen ad vejen giver det også mening, for IT-chefer er kendt for deres store erfaring med projektledelse og projekt-beslutninger.
  Og så ligger IT-chefer heller ikke på den lade side. Altså, et portal-projekt handler jo om at indhente nogle tilbud, købe nogle servere og licenser og konsulenter, få smækket en to-tre virksomheds-specifikke applikationer oven i standardløsningen og så ellers bare om at komme i gang og se at få kommunikeret digitalt.
  “Det bliver 100.000 kr. her og 1.000.000 kr. der, et par servere, hundrede licenser og fire en halv ekstern udvikler fuld tid i toogfyrre komma to fem dage. Hopla, tag dig en kop kaffe og giv mig fem minutter mere, så laver jeg også lige en plan for ROI og udrulningen...,” kan man næsten høre den effektive IT-chef sige.
  
  Jo, man kan sagtens reducere diskussionen om en virksomhedsportal til en diskussion af, hvor mange licenser man har behov for, og hvor mange konsulenttimer IT-afdelingen skal allokere til mandag og tirsdag i uge 47 næste år.
  Så bliver alting dejligt håndgribeligt, nemt at forhandle, nemt at skrive ind i et regneark og nemt at tage med til budgetmøde.
  
  Til gengæld bliver det så også overvejende hardwaren, teknologien og IT-afdelingens projektplaner – nogen gange ligefrem IT-afdelingens prestige – der kommer til at danne grundlaget for den digitale kommunikation i jeres organisation.
  
  Og jeres digitale kommunikation er en stor ting, og den bliver større og større hele tiden. Ellers ville I vel ikke overveje en virksomhedsportal...?
  Det indebærer, at hele jeres organisations kommunikation vil blive voldsomt påvirket af portalen. Det er jo meningen. Og det er også en god grund til at tage andet og mere end blot antallet af servere og udviklertimer i betragtning når projektet planlægges.
  
  For et virksomhedsportal-projekt er multidisciplinært, ganske som næsten alle andre projekter efterhånden er. Men dets mål handler helt primært om kommunikation og kultur.
  
  IT bidrager med nogle afgørende redskaber, men alle de afgørende fordele er af kommunikativ karakter: Måderne I udveksler informationer på, og dét I gør på grundlag af informationerne; måderne I skaber og deler viden på.
  Det handler altså også om organisationskultur, og sådan en kultur propper man ikke sådan bare ind i et regneark eller ned i en server.
  
  Derfor: Lad ikke et virksomhedsportal-projekt blive IT-drevet, endsige IT-ejet.
  
  
  
  
• Taksonomi
  Okay, nu har I valgt en løsning. IT-cheferne har haft deres at sige, men I har sørget for at kontrollere processen fra et kommunikations-synspunkt.
  
  I går nu i gang med at planlægge mere detaljeret. Der tegnes og skitseres, drøftes og struktureres.
  Meget hurtigt vil I opdage, at en nøje planlagt taksonomi (dvs. folderstuktur) virkelig kan hjælpe jer til at få det bedste ud af jeres portal-implementation.
  På mange portaler opbevares informationerne nemlig i virtuelle foldere, akkurat som man kender det fra talrige andre applikationer.
  
  Arbejdet med at strukturere en virksomhedsportal får i sandhed ens øjne op for den enorme heterogenitet, der præger en organisations informationsbehov. Det bør imidlertid ikke afholde jer fra at arbejde tæt sammen med alle portalens interessenter for at finde den rette struktur.
  
  

  Tænk over fordelene og ulemperne ved folderstrukturerne på jeres nuværende delte drev, som portalen med stor sandsynlighed skal afløse. Gentag ikke blindt gamle afdelings-opdelte strukturer på den nye portal. Måske bevæger I jer mod overvejende projektorienterede arbejdsformer, og det kan nemt være med til at retfærdiggøre helt andre strukturer. Men gør det simpelt og hold som hovedregel folderhierarkierne så flade som muligt.

  
  Workshopping er mægtig fint til at afdækkke strukturbehov. Jeres eget portal-projekt går med stor sandsynlighed på tværs af en hel del afdelinger. Måske kan det bruges som udgangspunkt for workshop-diskussioner om deling af dokumenter m.m.
  
  I tvivl? Brug for nogen at diskutere det her med?
  Har I et bibliotek eller informationscenter, eller en videnbutik eller hvad det nu hedder i jeres organisation? Så vend det med folkene der. Disse folk er fra biblioteksverdenen trænet i taksonomi, og deres falkeblik kan spotte potentielle blindgyder, inden det bliver for sent. En kaffepause-diskussion med dem kan tit være guld værd.
  
  
  
  
• Brugerrettigheder
  Brugerrettigheder (som f.eks. læserettighed, læse/skriverettighed eller administratorrettighed) hænger tit sammen med taksonomien, idet de ofte tildeles på folder-basis.
  For eksempel kan det betyde, at en bruger kan have læserettigheder til én folder og skriverettigheder til en anden.
  
  Som i tilfældet med taksonomien bør I også her tilstræbe at holde tildelingen af rettigheder så simpel og struktureret som muligt.
  
  Nogle af de spørgsmål, man stiller sig selv under arbejdet med brugerrettigheder, kan være nærmest filosofiske:
  
  Stoler du i bund og grund så meget på kollegerne, at du som udgangspunkt giver dem alle fulde læse- og skriverettigheder, hvorefter du så indsnævrer rettighederne for individuelle brugere på individuelle foldere?
  Eller stoler du i bund og grund så lidt på dem, at du som udgangspunkt ikke giver nogen som helst rettigheder til nogen (med undtagelse af dig selv og et par stykker i IT-afdelingen), hvorefter du så begynder at tildele rettigheder til individuelle brugere?
  
  Tja, det kan godt være lidt hjernevridende, især når du indser, at underfoldere tit arver tildelte rettigheder fra andre foldere.
  
  Planlæg og tegn og diskuter foran whiteboardet før I går i gang.
  Hvis I er i tvivl, er det også værd at tale med nogle af systemadministratorerne fra IT-afdelingen. De har prøvet det med rettigheder mange gange før, og de kan give masser af gode råd.
  
  Til dig, der har læst denne artikel fra begyndelsen: Lad mig gøre det absolut klart, at jeg elsker at arbejde sammen med IT-folk, og at jeg respekterer dem højt. Alle, der arbejder med kommunikation i en moderne organisation, bør holde sig gode venner med IT, så kan næsten alt nemlig lade sig gøre.
  Man skal bare ikke lade deres maskineri eller kvantitative tendenser overtage et portal-projekt helt...
  
  
  
  
• Kvaliteten af eksterne udviklere
  Det skulle være et umanerligt stort held, hvis en standard-portalløsning passede 100% til jeres organisations behov, lige når I pakkede den ud af kassen.
  Derfor er det helt normalt, at man får skræddersyet dele af ens portal.
  
  Det betyder også, at I – med mindre I da selv er en stor IT-udviklingsorganisation med egne portalspecialister – skal trække på specialiserede eksterne udviklere for at få skræddersyet jeres portal.
  Og jo, eksterne udviklere hører skam hjemme i portal-projekter, men lykken er altså ikke gjort bare ved at IT-chefen skriver deres timer ind i et regneark. Nu skal jeg sige dig hvorfor:
  
  Skræddersyningen af jeres virksomhedsportal vil nemlig ofte blive foretaget af et lokalt udviklings-bureau; ikke af de store firmaer, der leverer selve standard-portalløsningen.
  Hvorfor? Fordi det simpelthen er alt for dyrt at trække på de store portalleverandørers egne udviklere. Det er tunge folk, der går til en tung timepris, og ofte kommer fra udlandet, med alt hvad det indebærer af hoteludgifter m.m. Derfor vælger man som oftest lokale folk.
  
  Gode udviklere kan fremtrylle de mest blændende resultater. Middelmådige udviklere kan lave fejl og skumle workarounds, der kan plage jeres portal, og måden jeres organisation kommer til at arbejde på, i årevis.
  Så når I skal have eksterne udviklere til at skræddersy virksomhedsspecifikke applikationer til jeres portal, er det bare med at gå efter de gode af slagsen:
  
  Brug jeres researchfærdigheder og netværk til at finde ud af hvad andre synes om deres arbejde.
  
  Forlang at se indtil flere eksempler på komplekst portal-arbejde, bureauet har lavet, og hør om de har haft opgaver inden for områder og brancher, der kan sammenlignes med jeres.
  
  Få nogle klart definerede kontaktpersoner, kravsspecifikationer, leverancer, succeskriterier, deadlines og supportaftaler. Det er selvfølgelig elementært, men det er søreme også vigtigt...
  
  Og sidst, men ikke mindst: Find et udviklingsbureau, der ikke behandler jeres portalprojekt ene og alene, som var det et IT-projekt.
  
  For det er det ikke: Selvfølgelig skal udviklingsbureauet primært udføre en masse programmering, men portalen handler jo om jeres organisations kommunikation, så al programmeringen er kun noget værd, hvis den understøtter jeres kommunikationsbehov.
  
  Vælg derfor en samarbejdspartner, der er villig til at teste usabilityen af det, de laver – altså graden af situationsbestemt anvendelighed for brugerne.
  Det skal foregå sammen med jer og ikke mindst sammen med nogle af de kolleger, for hvem portalen gerne skulle gøre en positiv forskel.
  Opstil nogle realistiske scenarier for anvendelsen af de applikationer bureauet har udviklet til jer, og gå dem igennem mens I tænker højt og tager noter.
  
  Hvis bureauet ikke er villigt til at binde an med usabilitytests, og har erfaring med det, så tænker de nok hovedsagligt i etter og nuller, hvilket er digital kommunikation på den forkerte måde, og så bør de have sparket.
  Usabilitytests koster både tid og penge, men de sparer endnu mere tid og endnu flere penge, og er med til at sikre, at jeres portal rent faktisk vil bringe jer de ønskede fordele.
  
  Jeg testede engang en skræddersyet portal-applikation til bestilling af forretningsrejser.
  Umiddelbart syntes alle, at den så fin nok ud, men da vi havde testet i fem minutter, havde manglen på et ensartet datoformat allerede kostet kasserede bestillinger af test-rejser til en samlet pris på over 50.000 kr... Rart at opdage den slags inden applikationen tages i brug for alvor.
  Så tro mig, usabilitytests kan hurtigt tjene sig selv ind.
  
  
  
  
• Evangelisme og fordelsorientering
  Når I introducerer virksomhedsportalen, vil det grundlæggende forandre den måde, folk i jeres organisation arbejder på. Fint, for det er som oftest også meningen.
  
  Ganske naturligt kan der være kolleger, der ikke er meget for nye måder at gøre tingene på – også selvom de i kraft af ændringerne hurtigt vil kunne opnå en langt højere effektivitet.
  
  

  Forandring er som bekendt en fryd, især hvis den ikke påvirker den måde du altid har gjort tingene på. Vær ærlig: Hvis du ikke selv var et forandringsskabende,

  videnstyrende, dynamisk kommunikationsmenneske, ville du så ikke hade at skulle sige farvel til den gode gamle, dybe, labyrintlingnende drevstruktur, som bare sidder på rygraden, og som du er så vant til at arbejde med? Rigtigt mange af os har nemlig et forbavsende tæt forhold til vore arbejdsdrev, uanset at vi da godt kan se, at de er fyldt med redundante og skummelt navngivne foldere med kopier af kopier af gamle filer. Derfor er det meget vigtigt at sørge for, at alle portal-interessenter holdes informeret om fordelene ved en ny struktur på portalen, og selvfølgelig i særdeleshed de fordele som er relevante for netop dem.

  
  Vær sikker på at hver eneste person, der bliver berørt af portalen, vil spørge “Hvad får jeg selv ud af det?” – og det er et fuldstændigt rimeligt spørgsmål.
  
  Så vær altid parat til at vise (ikke blot fortælle) enkeltpersoner hvordan portalen kan skabe værdi for dem og hjælpe dem i deres daglige arbejde.
  
  Lad os tage et simpelt eksempel:
  I skal lave noget portal-introduktions-undervisning med de folk, der håndterer jeres organisations rejseafregninger. Så er det tid til at gemme alle ikke-oplysningerne fra projektplanerne af vejen. Ikke noget med “eliminering af flaskehalse” og “facilitering af dynamiske godkendelsesprocedurer,” for hvad pokker betyder det i grunden?
  
  

  Vis dem i stedet, hvordan de finder, sender og godkender specifikke afregninger, lynhurtigt og på tværs af afdelingsskel. Vis dem noget, der virkelig vil gøre en forskel i deres dagligdag. Vis dem fordele.

  Sig navnet... Find et navn til jeres virksomhedsportal. Når brugerne skal tage portalen til sig, hjælper det betydeligt, hvis den har en stærk brand-identitet.

  
  
  
  
• Udrulningen
  Okay, så er vi der næsten. Tid til at tage det store skridt.
  
  Det store dyr i enhver portal-åbenbaring er udrulningen.
  Udrulningen er projektets crescendo; det punkt hvor al organisationens opbyggede spænding udløses – omend der sommetider kan være tale om et noget langvarigt crescendo, især hvis organisationen er geografisk spredt, og udrulningen sker gradvist.
  
  Nå, men udrulningen er uomtvisteligt det punkt, hvor resultaterne af investeringerne og al projektarbejdet materialiserer sig for organisationen. Ikke sjældent sker det til akkompagnement af både taler og pindemadder.
  
  Det er selvfølgelig helt fint, for der er virkeligt noget at fejre og noget at se frem til.
  Men man skal have forberedt sig forinden: Hvis I ikke holder hovederne kolde i løbet af projektet, kan I nemlig forbavsende let komme ud for, at udrulningen i sig selv gradvist bliver projektets primære mål.
  
  Man kan ikke bebrejde nogen, at man i løbet af et langvarigt projekt får tendens til at fokusere på de konkrete, håndgribelige ting. Og udrulningen er alle milestens moder i et portalprojekt; konkret så det gør noget, den dag vi kører!
  
  Lige så lidt kan man bebrejde folk, at man i løbet af et langvarigt projekt får sværere og sværere ved at bevare fokus på abstrakte og uhåndgribelige ting, såsom brugen af portalen og de dermed forbundne fordele.
  
  Den slags abstrakte ting kan ikke så let gøres til milesten i en projektplan, selvom det med overvældende sandsynlighed var netop den slags fordelstænkning, der gjorde, at I i sin tid valgte at søsætte portal-projektet.
  Og husk også lige: Brugen af portalen bliver med sikkerhed jeres allermest konkrete og allermest håndgribelige hverdagsting fra og med dag 1 efter udrulningsfesten.
  
  Så når I snakker med folk i løbet af projektet, ja så bør I opfatte det som et faresignal, hvis de under snakken pludselig begynder at nærlæse deres mangesiders MS Project-udprint og udbryder:
  “Hvad var det, du lige sagde? ... Bruge portalen? ... Lad mig se, ... bruge, bruge, bruge, ... Næh, det står ikke som nogen milestone ... Hvad-øh, kommer det før eller efter udrulningen...?”
  

Nej, helt ærligt, det er slet ikke så slemt. Virksomhedsportaler er cool, og I kan virkelig skabe nogle gedigne fordele for jeres organisation med sådan en portal. Held og lykke!